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Lift11: Qu’est-ce que le futur peut faire pour vous?

28 janvier 2011 – Giorgio Pauletto

Genève accueille du 2 au 4 février la conférence internationale Lift dans sa sixième édition LIFT11. Cette conférence fait partie d’une initiative ancrée à Genève depuis sa fondation, ainsi qu’en Asie et en France. L’essence même de ces rencontres bâties autour d’une communauté forte est de regarder ensemble les prémisses du futur. Cela se construit concrètement en regroupant les personnes pionnières dans l’exploration des implications des technologies sur la société.

L’Observatoire technologique est présent à Lift depuis sa création et participe de plus en plus activement à cette communauté. Dans cette édition nous sommes particulièrement partie prenante puisqu’un atelier spécifique sera monté et animé par LiftLab pour co-concevoir des services urbains de demain sur des données telles que les traces digitales et les couches d’information géographiques en adressant des domaines comme la mobilité et la représentation 3D du canton de Genève.

Les innovations ne pourront émerger qu’en imaginant et co-designant les futurs possibles et la conférence Lift offre une communauté et un espace propices à ces réflexions prospectives. Nous vous invitons à lire le programme et bien sûr à venir participer. L’expérience d’être à Lift ne se raconte pas, elle se vit intensément en devant co-acteur de l’évènement, en transformant ensemble les idées et en s’inspirant de cette communauté très stimulante et bienveillante.

Atelier d’appropriation du plan stratégique des systèmes d’information

Patrick Genoud et Giorgio Pauletto

Mise en œuvre d’une méthode créative (Service Box) pour aider les membres du Collège spécialisé des systèmes d’information à s’approprier leur plan stratégique.


Dans le cadre de leur journée au vert du 9 juin 2010 les membres du Collège spécialisé des systèmes d’information (CS-SI) de l’État de Genève ont testé avec succès une méthode créative proposée par les membres de l’Observatoire technologique pour les aider à s’approprier leur plan stratégique.

Le contexte

Durant l’année 2009 les membres de l’Observatoire technologique apportent leur concours à un groupe de travail du CS-SI pour élaborer leur plan stratégique des SI de l’État de Genève pour les années 2009 à 2013. Ce document décrit les lignes de force qui visent à donner de la cohérence aux démarches d’évolution de nos systèmes d’information. Il présente les facteurs clés de succès ainsi que la stratégie retenue pour y parvenir.

L’élaboration de ce plan stratégique par un groupe de travail émanant du CS-SI permet de finaliser rapidement le document attendu. Un partage régulier de l’avancée des réflexions avec l’ensemble du CS-SI doit garantir une adhésion de tous au contenu de ce document. Mais le court délai de rédaction n’est pas forcément favorable à une réelle appropriation par tous les membres du CS-SI, tout au moins au niveau des valeurs que ce plan stratégique est sensé véhiculer. Or cette phase d’appropriation est essentielle si l’on souhaite effectivement tous tirer à la même corde et communiquer efficacement et d’une même voix sur ce document.

Pour faciliter l’appropriation du plan stratégique et pour vérifier dans quelle mesure chacun tient un discours cohérent sur le sujet, les membres de l’Observatoire technologique ont proposé au CS-SI un atelier tout à la fois créatif, ludique et sérieux…

La méthode

La méthode est inspirée de la Product-Box, l’un des jeux innovants (Innovation Games) proposés par Luke Hohmann. Ces jeux sérieux sont utilisés aussi bien par les start-ups de la Silicon Valley que par les net-ups du monde des innovateurs sociaux.

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Avec les membres de Think Services, un groupe de réflexion sur la science des services auquel nous participons, nous avons élargi le concept de la Product Box de Hohmann à une Service Box dont l’objectif vise à rendre plus concret et tangible les caractéristiques et les bénéfices attendus d’un service.

On déroule la Service Box au cours d’un atelier d’une durée de deux heures environ. Les participants se répartissent en groupes de 4 à 6 personnes. Dans une démarche de co-création ils disposent de 45 minutes environ pour matérialiser sur les 6 faces de la boîte les bénéfices attendus du service traité.

La boîte permet de passer beaucoup plus facilement des concepts au concret ; un concret sur lequel les participants peuvent beaucoup plus aisément rebondir en le complétant et en l’enrichissant d’idées nouvelles rendues tangibles par des images, des dessins, des découpages, des mobiles ou par tout autre support à leur imagination. Les six faces de la boîte constituent également une contrainte qui force les participants à aller à l’essentiel et à prioriser de facto leurs messages.

Une fois la boîte terminée, celle-ci sert de support à la narration, au storytelling. Le groupe raconte son histoire, « vend » son service, en s’aidant de la boîte et de la symbolique qu’elle véhicule.

Cette démarche de co-construction améliore la compréhension, l’appropriation et la valorisation du service qui sinon reste purement intangible. Elle permet également de mettre l’accent sur les éléments de valeur plutôt que sur les simples fonctionnalités attendues.

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Voir la fiche décrivant la méthode sur le site de Think Services.

L’atelier

L’atelier réunit trois groupes de 4 à 5 personnes (tous membres du CS-SI) dont l’objectif est de rendre lisible et tangible les bénéfices attendus de leur plan stratégique. Avec des responsables de systèmes d’information habitués à parler « coûts » et « qualité », nous insistons sur l’importance à accorder à d’autres aspects que peut prendre la valeur ajoutée de leur plan stratégique, à savoir sa « valeur d’usage » et sa « perception ».

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Valeur ajoutée d’un service
(selon Diem Ho, IBM)

Durant la phase créative chaque groupe tangibilise les aspects essentiels du plan stratégique sur la boîte de carton en l’enrichissant de ses apports créatifs. On échange ses points de vue, on confronte ses visions, on dessine, on découpe, on colle, pour recommencer encore si une création a appelé une autre idée…

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Phase de créativité

A l’issue du processus d’échange et de créativité, la boîte sert de support à l’exercice de narration qui vise à « vendre » le plan stratégique aux différentes parties prenantes (secrétaires généraux, collaborateurs, etc.). Le discours est toujours très imagé, souvent teinté d’humour. De belles histoires dont s’inspirer pour « raconter » ce plan stratégique à d’autres…

Retours des participants

L’exercice visait initialement à l’appropriation du plan stratégique du CS-SI par ses membres. Mais il a finalement démontré que cette appropriation était déjà effective : même si les narrations proposées par les trois groupes étaient différentes, tous s’accordent sur la cohérence des messages entendus. L’exercice aura donc eu le mérite de démontrer que le plan stratégique a été compris et intégré par les membres du CS-SI. Ce constat constitue en soi un résultat remarquable de l’atelier.

Tous les participants reconnaissent la richesse de cette démarche de tangibilisation de concepts très abstraits. Elle a produit dans ce cas des messages variés, reposant sur des valeurs communes. En s’inspirant des trois narrations, on a maintenant la possibilité de véhiculer des message différents selon le public visé.

Les participants apprécient également le fait que cette méthode permet de décliner leur plan stratégique sous forme de métaphores qui en faciliteront certainement la communication. Même si elles ne reflètent pas toujours parfaitement toute l’exactitude voulue, ces métaphores laissent au public un espace de liberté appréciable pour mieux s’approprier le discours. La Service Box constitue ainsi un excellent exercice de maitrise de la complexité et permet de véhiculer un message plus simple et plus accessible.

Enfin tout le monde s’accorde sur le fait que le travail de co-création dans un esprit ludique permet de souder encore plus un comité dont le travail d’équipe est clairement ressorti durant cet atelier !

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Les boîtes produites durant l’atelier !