Archives du Mois : novembre 2012

Transformation des organisations – 22ème Journée de Rencontre de l’OT

Transformation des organisations

22ème Journée de rencontre de l’Observatoire technologique,
Vendredi 1er février 2013, 14:00-18:00,
hepia, rue de la Prairie 4, 1202 Genève.

Les administrations publiques vivent actuellement une grande révolution.

Sous l’effet de l’usage massif des nouvelles technologies de l’information et de la communication, toutes les procédures sont revues de fond en comble.

Les barrières historiques entre les différents services administratifs tombent, les données et les informations deviennent compatibles entre elles, les usagers (citoyens, entreprises, organisations de la société civile) participent à la création de nouvelles valeurs,  l’automatisation des transactions abaissent drastiquement les coûts, les partenariats public-privé offrent une nouvelle approche de répartition de rôles, la personnalisation des services rend l’administration ouverte à de nouvelles formes de collaboration, les réseaux sociaux deviennent un moteur de la participation augmentée entre institutions et citoyens, les données jusqu’alors réservées à l’usage exclusif des administrations sont mises à disposition des usagers pour de nouvelles applications en co-création.

Enfin, les usagers eux-mêmes sont devenus des agents du changement en dessinant de façon plus participative avec le secteur public des services innovants basés sur les politiques publiques et données des administrations, mais permettant d’avoir un impact plus fort et durable sur notre société.

Une évolution émerge au niveau des pays où le secteur public se transforme: on passe d’un paradigme d’administration électronique basée sur les transactions à une forme d’action transformationnelle qui nous emmène vers l’administration de demain.

  • Quels sont les défis et les opportunités qui s’ouvrent devant nous?
  • Quels sont les exemples existants et innovants pouvant inspirer nos actions?
  • Comment  appréhender ce contexte nouveau, complexe et mouvant dans un modèle encore souvent classique et hiérarchique?
  • Quels éléments concrets pouvons-nous mettre en commun ou différencier pour aller de l’avant?

Tels sont les enjeux qui seront  abordés à travers plusieurs intervenants dans cet évènement pour mieux cerner le cadre, faire connaître les expériences, développer les idées et inspirer les évolutions futures des organisations publiques.

Les intervenants suivants participeront à l’évènement:

  • Pierre Maudet, Conseiller d’Etat en charge du département de la sécurité nous fera l’honneur d’intervenir au cours cette journée.
  • Thierry Courtine, Secrétariat général pour la modernisation de l’action publique, Gouvernement français.
    Modernisation de l’action publique
    Le SGMAP est une structure interministérielle du gouvernement français dont la mission est la modernisation de l’action publique. Elle pilote, coordonne et suit l’avancée au quotidien des projets de modernisation des administrations. Elle coordonne les travaux d’amélioration de l’action des administrations au profit des usagers, favorise le développement de l’administration numérique et anime les travaux de modernisation et d’évaluation des politiques publiques.
  • Frank Grozel, Programme de Facilitation du Commerce, CNUCED, ONU, Genève.
    Le gouvernement électronique est-il une solution pour des administrations faiblement institutionnalisées et des populations peu alphabétisées: l’expérience de la CNUCED dans les pays en développement
    Le programme de facilitation des affaires de la CNUCED a travaillé au cours des 10 dernières années avec une vingtaine de gouvernements de pays en développement en Afrique, en Asie et en Amérique Latine, pour moderniser des procédures administratives tellement méconnues, complexes et fluctuantes que l’immense majorité de la population vit et travaille dans l’informalité. Paradoxalement, l’informatisation pourrait être la voie la plus efficace pour faire évoluer les administrations, traditionnellement fractionnées et auto-centrées, vers un service public unifié et centré sur l’usager.
  • Stéphane Vincent, La 27ème Région
    Organiser le “piratage bienveillant” des politiques publiques
    Depuis 2008, la 27e Région conçoit et met en œuvre des programmes de recherche-action visant à explorer des façons différentes d’innover dans la conception et la mise en œuvre des politiques publiques. Ces méthodes s’inspirent du design (design de services, design social), de la sociologie de terrain (ethnologie, observation participante), de l’open source (documentation, “piratage bienveillant”) et de l’innovation sociale. Stéphane Vincent, co-fondateur et délégué général de la 27e Région, reviendra sur les principales étapes de cette démarche expérimentale, et évoquera les derniers enseignements tirés, à partir de plusieurs dizaines d’expériences conduites depuis 4 ans.
  • MC Casal et Sabine Dufaux, Agence Relax In The Air
    Secteur public et numérique : le défi de la gestion du changement
    L’intégration des technologies numériques et de l’engagement social donnent l’opportunité aux institutions publiques de mieux servir et interagir avec leurs usagers. La mise en place de cet écosystème digital implique cependant des changements structurels, organisationnels et culturels. Au travers de l’exemple des Musées d’art et d’histoire de Genève, Relax In The Air montrera comment ce processus de gestion du changement centré sur l’utilisateur (publics et équipes des musées) a été mis en place.

L’entrée à cette Journée de rencontre est libre et gratuite mais pour en faciliter l’organisation, nous vous remercions de vous y inscrire en nous faisant parvenir un email à l’adresse ot@etat.ge.ch.

On a causé des données 3D du territoire genevois…

Lors de la Causerie du jeudi 15 novembre dernier, Laurent
Niggeler (directeur du service de la mensuration officielle du canton de Genève) est venu nous présenter les données cartographiques 3D auxquelles les habitants du canton peuvent accéder via un guichet dédié. Celui-ci permet de représenter en trois dimension (3D) sur la carte du canton tous les immeubles et les ouvrages d’art du canton.

Ces données sont parfaitement intégrées au Système d’Information du Territoire Genevois (le SITG). Elles constituent pour Laurent Niggeler et pour les services de l’administration genevoise qui les utilisent, un outil de travail extraordinaire. Mais Laurent constate malgré tout que les acteurs locaux (en interne, comme en externe à l’administration) ont de la difficulté à s’approprier ces données dont les potentialités vont pourtant bien au-delà des usages métier pour lesquelles elles ont été collectées. Trois pistes selon lui peuvent l’expliquer: un manque de communication sur la disponibilité de ces données, une difficulté pour les utilisateurs potentiels à se les approprier ou enfin (et surtout?) un changement de paradigme qui remet sérieusement en question les métiers concernés.

La première partie de la causerie a porté sur les différents usages avérés et potentiels des données 3D du canton. Celles-ci constituent aujourd’hui des outils de conception, de simulation et d’analyse de premier ordre. Mais elles ont de plus cette capacité extraordinaire à représenter et à tangibiliser des mondes complexes, ce qui en fait des outils de visualisation, de concertation, d’aide à la décision et de communication incomparables. Laurent Niggeler a ainsi illustré ces différents aspects avec des exemples locaux que l’on retrouve dans sa présentation ci-dessous ou dans mon article consacré à la Journée de la 3D à Genève en 2011.

Les usages de la 3D se retrouvent ainsi dans des domaines aussi variés que les mesures et simulations de flux de polluants ou d’ensoleillement, l’aérodynamisme urbain, les implantations d’éoliennes ou d’antennes de téléphonies mobile, la géologie 3D, la gestion du patrimoine ou le tourisme. Mais ces usages ne sont pas encore aussi répandu que les promoteurs de la 3D le souhaiteraient.

Laurent Niggeler a ensuite évoqué la démarche volontariste lancée par l’Etat de Genève pour gagner la confiance des citoyens face aux dérives auxquelles peut conduire un mauvais usage de la 3D. Le canton a en effet été avec d’autres acteurs à l’instigation d’une charte 3D fondée sur 3 principes (voir sur le site du SEMO) :

  1. principe de crédibilité (ne pas influencer les gens à leur insu);
  2. principe de transparence (renseigner sur les scènes proposées, éléments retenus ou pas, modalités);
  3. et principe de développement de réseau et de formation à la 3D (diffusion des compétences autour de la 3D).

A l’annonce de cette initiative, la remarque a immédiatement fusé dans l’assemblée :

“Dans le même esprit, il faudrait également une charte de la 2D!”

La discussion a ensuite abordé les divers thèmes évoqués lors de la présentation. L’intégration de la 3D dans la gestion territoriale a soulevé la question de la co-construction d’un système d’information plus ouvert sur la société: “Pourrait-on envisager d’enrichir ces données 3D officielles des contributions d’acteurs de la société civile et aller ainsi vers la Wiki City qui avait été ébauchée lors d’un atelier que nous avions monté dans le cadre de la conférence Lift en 2011 ?.”  Laurent Niggeler voudrait bien aller dans ce sens, mais les choses prendront du temps. La volonté du comité directeur du SITG d’ouvrir la majorité de ses données publiques en 2013 constitue dans tous les cas un pas important dans ce sens. Nos autorités seront sollicitées prochainement sur le sujet.

Laurent Niggeler: never give up !

Lorsqu’on a rappelé l’appropriation encore trop faible de la 3D, Laurent Niggeler a souligné que nous sommes à la croisée des chemins : “La 3D aurait pourtant vocation à devenir le point de jonction des acteurs du territoire genevois car il amène les gens à s’intéresser de manière naturelle aux problématiques des autres”. Et la causerie a porté dans la foulée sur les potentialités encore largement méconnues de la cartographie 3D, évoquant, à travers sa capacité à mélanger le réel et le virtuel, à améliorer la gestion de la ville et du territoire.

Les participants sont ensuite revenus sur l’ouverture des données publiques qui pourrait permettre à nos start-up qui proposent des solutions en lien avec le territoire d’en profiter pleinement. Mais rappellent-ils, ces usages sont conditionnés à une accessibilité des données qui n’est pour l’instant pas optimale.

La causerie s’est terminée en évoquant une perspective fascinante liée à la 3D qui est celle de la 4D que vient enrichir la composante temporelle.


Quelles sont les nouvelles stratégies digitales des gouvernements?

Voici un bref tour d’horizon sur la publication des stratégies digitales de grands pays. Avec une vision globale novatrice, le Royaume Uni lance un message intéressant en annonçant le “digital par défaut” pour ses services. Il y a quelques mois les États-Unis ont aussi présenté leur vue sur le sujet en mettant l’accent sur le gouvernement comme une “plateforme”. La France prépare, quant à elle, un document pour le début 2013.

Voyons cela plus en détail.

 

 

Royaume Uni

La stratégie digitale britannique (dévoilée en novembre 2012) définit la façon dont le gouvernement va redessiner ses services numériques pour les rendre aussi simples et pratiques dans le but que tous ceux qui peuvent les utiliser préfèrent le faire. Cette stratégie s’engage à ce que les services numériques deviennent le premier canal de communication et de transaction avec le secteur public. Elle a été développée en collaboration avec l’ensemble du gouvernement dans le cadre du plan de réforme de la fonction publique et sera suivie par des stratégies ministérielles numériques.

La stratégie décrit également que la prestation de services numériques se traduira par des économies de £ 1,7 à £ 1,8 milliards chaque année. Le gouvernement s’engage pour un ensemble d’actions comme par exemple d’assurer qu’un leader digital est présent dans les structures de chaque département, que la consultation du public soit effectuée par les outils comme les réseaux sociaux, ou encore que les barrières légales et réglementaires non nécessaires seront levées lorsqu’elles empêchent le développement de services en ligne directs et facilement utilisables.

Début octobre, un autre élément très controversé a été avancé, le gouvernement britannique envisagerait de pouvoir utiliser les identités digitales externes de Facebook, des banques ou des téléphones portables comme identifiant pour les services publics en ligne. A travers une initiative appellée “Identity Assurance”, le gouvernement vise ainsi à rendre plus simple et accessible les accès aux systèmes et aux transactions en ligne.

Pour plus de détail consulter le UK cabinet office “Government Digital Strategy”  et l’article de ComputerWorldUK “Facebook ID will give access to gov.uk websites”.

Etats Unis

La stratégie du gouvernement digital américain (publiée fin mai 2012) porte en sous-titre son programme “Construire une plateforme du 21e siècle pour mieux servir le peuple américain”. Celle-ci est articulée autour de 3 axes principaux: (1) Permettre au peuple américain et à une main-d’œuvre toujours plus mobile d’accéder à une information et des services digitaux du gouvernement de haute qualité ceci n’importe où, n’importe quand et sur n’importe quel appareil; (2) S’assurer que le gouvernement s’adapte à ce nouveau monde digital, en saisissant l’occasion de se procurer et de gérer des périphériques, des applications et des données de façon intelligente, sûre et abordable; (3) Libérer le potentiel des données du gouvernement pour stimuler l’innovation dans le pays et d’améliorer la qualité des services pour le peuple américain.

Les informations complètes sont disponibles sur le site de la Maison Blanche “Digital Government”.

France

En France, la stratégie numérique, en cours d’élaboration, part du constat que le numérique est le moteur de changement profonds aussi bien dans la vie quotidienne des citoyens que pour la modernisation de l’État et la compétitivité et l’innovation des entreprises. Cette stratégie doit permettre à tous d’accéder aux possibilités offertes par les technologies numériques, tout en prenant en compte les enjeux de respect de la vie privée et de liberté d’expression. Plusieurs projets fédérateurs comme: la couverture intégrale du territoire en très haut débit; la cybersécurité, la souveraineté, la sécurité et l’indépendance dans ce domaine; l’attractivité internationale au travers de la mise en chantier d’un grand quartier numérique à Paris ou dans sa proche banlieue. Cette stratégie sera présentée par le Premier ministre en février 2013, à l’occasion d’un séminaire gouvernemental dédié au numérique ce qui est un symbole fort du soutien politique.

Voir la source de ces informations sur le site du Gouvernement français “Numérique : présentation de la feuille de route en février 2013”.

Par ailleurs, l’analyste Gartner Andrea DiMaio a commenté les publications aussi bien du Royaume Uni que d’autres pays sur son blog voir par exemple http://blogs.gartner.com/andrea_dimaio/2012/11/09/digital-by-default-but-not-smart-enough-hits-and-misses-of-the-uk-government-digital-strategy/.

On a causé de gestion du changement…

C’est Véronique Volkart qui animait la causerie du jeudi 25 octobre consacrée à la transformation des organisations. Nous avions décidé avec elle d’aborder ce vaste sujet sous l’angle de la gestion du changement, un domaine dans lequel elle est active depuis de nombreuses années et qui constitue le point crucial de tout processus de transformation.

Car si il n’est pas toujours évident pour les organisations de comprendre les enjeux ou les opportunités de transformation liés aux bouleversements de tous ordres qu’elles vivent aujourd’hui, il est encore plus difficile pour elles de mettre en œuvre les changements induits par ces transformations. Ceci est d’autant plus vrai que la grande majorité des organisations doivent composer avec un existant (culturel, humain, technologique) qui ne leur permet pas de faire table rase du passé.

Véronique Volkart a ainsi évoqué quelques points qui lui semblent essentiels lorsqu’on envisage la gestion du changement dans une organisation. Elle a tout d’abord insisté sur la nécessité d’en avoir une vision large et globale et portée vers l’avenir des transformations envisagées. Elle a ensuite mis l’accent sur l’accès facilité aux informations comme un élément moteur d’une gestion du changement efficace. La communication, la transparence ainsi que la gestion de l’information et de la connaissance se retrouvent ainsi naturellement au cœur du sujet. Mais le corollaire auquel on est alors souvent confronté est une hiérarchie omniprésente qui s’oppose à un fonctionnement en réseau qui en fait souvent fi.

Lorsqu’une organisation se transforme, c’est pour poursuivre un objectif collectif qui dans un premier temps n’est pas forcément en adéquation avec les intérêts individuels des collaborateurs. Et la difficulté de la gestion du changement consiste à les faire coïncider. Véronique est convaincue que s’est en amenant les collaborateurs à s’interroger sur le sens à donner à leurs actions que l’on y parvient: c’est le fait que chacun soit conscient de son rôle et de son apport dans le changement qui est important. Et ceci dans une démarche de co-production qui permet d’intégrer chacun dans une implication collective.

Dans cette perspective, les services de ressources humaines ont un rôle important à jouer. Ils doivent aider à élever le niveau de maturité de l’organisation, que ce soit à titre collectif ou individuel. En partant des motivations émergentes, ils doivent amener les collaborateurs vers des comportements créatifs en favorisant la capacité individuelle et spontanée à sortir du cadre établi pour redéfinir des paradigmes en fonction du contexte. Dans le même temps, ils doivent aider les collaborateurs à construire l’avenir de l’organisation en s’appuyant sur les savoirs transversaux.

Véronique relève également la nécessité pour notre société et pour nos organisations d’inventer le « manager de demain » qui saura prendre en compte cette nécessaire gestion du changement au jour le jour. « Les managers doivent grandir ! » conclut-elle.

L’organisation prend soin de moi! Je prends soin de mon organisation!

Les questions et la discussion qui suivent cette présentation initiale reflètent bien le fait que la gestion du changement se retrouve dans le quotidien de la plupart d’entre nous. Mais tout le monde ne l’a manifestement pas compris!

Des quelques thèmes qui sont ressortis durant cette passionnante causerie, j’en retiendrai trois. Le premier concerne le rôle des technologies de l’information et de la communication (TIC) dans la transformation des organisations. Véronique Volkart pense qu’il ne faut pas en faire une question centrale, même si il faut reconnaître qu’elles peuvent faciliter les choses. Je pense pour ma part que les organisations doivent savoir capitaliser sur les modes de fonctionnement interactifs amenés par les TIC dans la société et profiter de la capitalisation des savoirs qu’elles facilitent.

On a dans un deuxième temps parlé de l’importance à accorder au feedback dans la démarche de changement afin de pouvoir adapter le dispositif aux réalités du terrain. Le feedback insiste Véronique est « comme une fleur qu’il faut arroser et à qui il faut de l’espace pour grandir ». Et l’on rejoint ici les TIC et les réseaux sociaux dont l’apport potentiel est indéniable dans ce type de processus. Mais il ne faut cependant pas croire que le mouvement s’entretient tout seul. Il nécessite que l’on y consacre de l’énergie, à travers des nouveaux rôles tels que les animateurs de communautés (les community managers).

La causerie s’achève enfin en abordant, avec les trois professeurs de hautes écoles présents dans l’assemblée, les aspects liés d’une part à ces nouveaux métiers à inventer pour aider les organisations à se transformer dans la durée ainsi que sur l’enseignement des compétences transversales évoquées lors de la discussion. Pas de point de vue tranché sur ce thème, sinon qu’il y a manifestement un manque à ce niveau dans nos hautes écoles helvétique.